Demoserver

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Das letzte Kästchen "Angaben merken" dient der Vereinfachung fürs nächste einloggen und sollte im allgemeinen angeklickt werden.
 
Das letzte Kästchen "Angaben merken" dient der Vereinfachung fürs nächste einloggen und sollte im allgemeinen angeklickt werden.
  
== Rollen ==
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== Rolle auswählen ==
  
Der Testzugang hat zwei Rollen: Der "FreiBier Administrator" kann alle nötigen Verwaltungsaufgaben erledigen wie z.B. neue Artikelgruppen oder Geschäftspartnergruppen anlegen und Steuersätze anpassen etc. Der "Freibier Benutzer" kann nur die Fenster öffnen.
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Der Testzugang hat zwei Rollen: Als "FreiBier Administrator" kann man alle nötigen Verwaltungsaufgaben erledigen wie z.B. neue Artikelgruppen oder Geschäftspartnergruppen anlegen und Steuersätze anpassen etc. Der "Freibier Benutzer" kann nur die Fenster öffnen.
  
 
Die Zuordnung der Funktionen und Rechte auf die Rollen ist noch nicht abgeschlossen. Daher kann es für einen Test sinnvoll sein, immer mit der Administrator-Rolle anzufangen.
 
Die Zuordnung der Funktionen und Rechte auf die Rollen ist noch nicht abgeschlossen. Daher kann es für einen Test sinnvoll sein, immer mit der Administrator-Rolle anzufangen.
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= Hintergrund-Fenster =
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= Desktop-Fenster =
  
== Menü ==
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Der Desktop stellt sozusagen den Hintergrund des Programms dar. Er glieders sich in verschiedene Bereiche, zu denen ich kurz etwas sage.
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== Kopfzeile ==
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Der Kopf des Fensters beginnt links mit dem Freibier '''Programmlogo'''. Wer hierauf klickt (was nicht so offensichtlich ist), sieht ein Fenster, das Informationen über das Programm gibt. Für den normalen Anwendewr ist hier im Normalfall nicht viel zu tun. Ein Entwickler kann hier zur Fehlersuche im Unterfenster "Error" das Tracelevel verstellen sowie dort durch einen Klick auf "View" den sogenannten Programmkontext anzeigen. Dieser enthält allerlei Informationen und Variablen, die in Prozessen innerhalb eines Fensters gerade zur Verfügung stehen und kann für Entwickler schon mal interessant sein.
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Daneben befindet sich ein '''Suchfeld'''. Hier kann man den Anfang oder ein Teilwort des Titels eines Menüpunktes angeben und sieht dann eine Ergebnisliste, um die entsprechende Menüfunktion zu starten. Das Suchfeld ist sehr praktisch, um sich nicht im umfangreichen Menübaum zu "verlaufen".
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Rechts vom Suchfeld ist der '''Menü-Button'''. Es öffnet sich das '''Hauptmenü''' mit allen Programmfunktionen. Ganz unten ist es möglich, den Baum komplett zu öffnen, um einen Überblick zu bekommen. Anhand des kleinen Logos links neben dem jeweiligen Text kann man sehen, welcher Art der Menüeintrag ist. So kann man Eingabefenster, Prozesse, Berichte und Formulare (erweitere Fenster) unterscheiden. Bei Eingabefenstern gibt es rechts vom Text noch ein Symbol, um nicht nur das Fenster zu öffnen (evtl. im Suchmodus, um einen Datensatz auszuwählen), sondern direkt einen neuen leeren Datensatz zu erzeugen. Das erlaubt schnelleres Arbeiten, wenn man z.B. einen neuen Lieferschein anlegen will.
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Ganz rechts oben ist eine '''Identitäts-Zeile''' der Art "Tester, Thomas@Getränkewelt.Getränkewelt GmbH/Freibier Administrator". Hier sieht man, als welcher Benutzer und mit welcher Rolle man bei welchem Mandanten angemeldet ist. Der Mandant ist der Name der gesamten Kunden-Installation und lautet hier im Beispiel "Getränkewelt". Das ist in einem Produktivsystem natürlich anders.
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Darunter stehen vier Kurzbefehle:
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'''Feedback''' erlaubt das einstellen von Tickets und senden von Mails. Beides ist bisher in Freibier-Installationen nicht implementiert und kann nicht benutzt werden.
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'''Einstellungen''' erlaubt den schnellen Wechsel einiger Benutzereinstellungen. Interessant ist z.B. die Frage, ob man beim öffnen eines Fensters, in dem eigentlich keine Daten enthalten sind, automatisch einen neuen Datensatz anlegen möchte. Auch ist es hier möglich, die Eingabe von Betragszahlen umzustellen, so das man beim Eintippen kein Komma mit angeben muss (kaufmännische Eingabe).
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'''Rolle wechseln''' und '''Abmelden''' stellen einen kurzen Weg zurück zum Anmeldefenster dar.
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Im Hauptbereich des Fensters unmittelbar unterhalb des Kopfbereiches ganz rechts befindet sich ein Symbol mit zwei hochzeigenden Pfeilen. Damit kann man die gesamte Titelzeile verbergen, um '''mehr Platz auf dem Bildschirm''' für die wichtigen Eingaben zu erhalten. Drückt man hierauf, so verschwindet der Kopfbereich, der Button ändert sein Symbol (um den Kopf wieder vorzuholen) und daneben erscheint ein Button für ein Schnellfenster, das alle wichtigen Funktionen (d.h. vor allem Zugriff auf das Menü) enthält. Wer ganz viel Platz sparen will, kann im Allgemeinen auch den Rahmen des Browsers abschalten. BEim Chrome und Firefox geht das z.B. mit F11.
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== linker Rand ==
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Hier befindet sich ein Fenster mit '''Favoriten'''. Man kann einen Menüpunkt aus dem Menü (Menü-Knopf in der oberen Leiste) per "Drag & Drop" in den Favoriten-Bereich ziehen. Dann hat man dort für die häufig genutzten Programmteile einen schnell zugänglichen Knopf. Es bietet sich an, hier Lieferscheine, Rechnungen und die Tourenplanung etc. zu positionieren.
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Darunter befindet sich ein Fenster '''zuletzt verwendet''', das einen schnellen Zugriff auf die zuletzt bearbeiteten Dokumente erlaubt. Auch dies kann sehr praktisch sein, um sich eine umständliche Suche in mehreren Schritten zu ersparen.
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Es gibt eine '''Leiste''', die den linken Rand vom zentralen Fensterbereich abtrennt. Diese kann mit der Maus angefasst und verschoben werden. Es gibt in dieser Leiste auch mittig ein Pfeilsymbol. Hiermit verschwindet der linke Bereich komplett, so das man mehr Platz für das eigentliche Fenster hat. Vom Randbereich bleibt ein schmaler Streifen, der ganz oben ein Symbol hat, mit dem man ihn bei Bedarf wieder aufklappen kann.
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== rechter Rand ==
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Der rechte Rand enthält '''Hilfe- und Zusatztexte'''. Im Allgemeinen sind diese ehrlich gesagt nicht sehr hilfreich. Da man die angezeigten Texte grundsätzlich sehr leicht anpassen kann, kann man die Hilfe auch für eigene Zwecke nutzen. Auch diesen Bereich kann man mit der Leiste verschieben bzw. mit dem mittigen Pfeil ganz wegmachen. Es erscheint dann oben rechts ein Symbol mit einem Fragezeichen, das die Hilfeleiste wieder öffnet.
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== Hauptbereich ==
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Im Hauptbereich öffnen sich die eigentlichen Fenster des Programms. "Fenster" nennen wir in diesem Zusammenhang Registerkarten in diesem Bereich, die am oberen Rand jeweils einen Kopf mit einem Titel haben, durch den man sie auswählen kann. Hier ist zu Beginn das Fenster "Übersicht" zu sehen. Dieses ist immer da und steht immer ganz links.
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Den Inhalt dieses '''Übersichtsfensters''' ist nicht sehr wichtig. Wir arbeiten praktisch nicht damit. Es enthält einige Kurzinformationen und Knöpfe, um einige Info-Fenster schnell aufzumachen.
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''Das Übersichtsfenster sollte so konfiguriert werden, das es weniger Information enthält, weil viele Dinge hier nicht benutzt werden. Das ist aber noch nicht geschehen.''
  
  
 
= Umgang mit einem Datenfenster =
 
= Umgang mit einem Datenfenster =
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Als Beispiel öffnen wir nun aus dem Menü das Fenster "Geschäftspartner". Geschäftspartner sind Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und sonstige Leute, mit denen man zu tun hat.
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== Suchmodus ==
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Da es sich um ein Fenster mit potentiell vielen Datensätzen handelt, öffnet es sich im Suchmodus, d.h. man kann eine Datensatzsuche eingeben. Hierbei gibt es verschieden komplizierte Methoden.
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Die einfachste - und am häufigsten benutze - Methode ist sicherlich: '''gar nicht suchen'''. Man drückt einfach "Enter", bzw. den Haken unten rechts und weiter geht's. In diesem Fall werden alle Datensätze in der entsprechenden Tabelle angezeigt.
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Ebenfalls sehr einfach ist, die angezeigten '''Suchfelder''' im Register "Datensatz suchen" auszufüllen. Gibt man einfach einen Text (von mehr als drei Zeichen Länge) ein, so werden alle Datensätze gesucht, die mit diesem Text anfangen. Gross- und Kleinschreibung spielen dabei keine Rolle. Außerdem kann man mit dem "%"-Zeichen einen '''Joker''' einfügen, der dann für "irgendwas" steht. So kann man mit "%bay%" also nicht nur "Bayen KG", sondern auch "Jakob Bayen KG" oder auch "Oberbayrisches Brauhaus" finden. Mit "%bay%brau%" findet man allerdings nur letzteres.
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Nur ein bisschen schwerer ist es, wenn man nicht nur nach den paar vorgegebenen Feldern suchen möchte. Einerseits kann man natürlich einstellen (lassen), welche Felder angezeigt werden. Andererseits gibt es in der horizontalen Leiste direkt unterhalb der Suchfelder ganz links ein kleines Dreieck mit drei Punkten. Drückt man da drauf, erscheinen '''alle anderen Felder''', nach denen man dann genauso suchen kann. Bei numerischen und Datums-Feldern kann man übrigens auch "von - bis" suchen, indem man den entsprechenden Knopf drückt.
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Wer etwas kompliziertere Suchen haben möchte, kann die '''erweiterte Suche''' benutzen. Diese soll hier im Moment nicht bis ins letzte Detail erklärt werden. Wer neugierig ist, kann aber gerne mal reinschauen. Hier kann man komplexe Abfragen, die sich aus mehreren Feldern der Haupttabelle des Fensters ergeben (Untertabs können nicht benutzt werden) zusammengestellt werden in der Form "Kunden aus der Kundengruppe Gastronomie mit einem Gesamtumsatz größer als 1000,- €, die Barzahlung vereinbart haben". Derartige erweiterte Suchen können unter einem Namen abgespeichert werden, um sie später wieder verfügbar zu haben.
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Wer übrigens eine ganz komplexe Suche im Kopf hat, die er regelmäßig braucht, kann prinzipiell auch das verwirklichen (lassen). Die entsprechende Suche muss dann in SQL direkt auf der Datenbank definiert werden und kann als sogenanntes "virteulles Feld" in das Fenster eingeblendet werden. Ein Beispiel für ein solches virtuelles Feld ist das Adressen-Feld im Geschäftspartner von Freibier. Die Adresse selber ist ein Unterobjekt des Standort-Tabs und deshalb nicht in der Suche für das Fenster zugänglich. Das virtuelle Feld "Adresse", das im Fenster unterhalb des Namens angezeigt wird, ist ein nicht-beschreibbares Feld, das den Inhalt der anderen Tabellen durch eine SQL-Formel zusammenfasst und anzeigt. Hiernach kann dann im Suchmodus auch gesucht werden.
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== Bearbeitung von Datensätzen ==
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Hat man den Suchmodus hinter sich gebraucht, sieht man das Bearbeitungsfenster. Es besteht aus folgenden Bestandteilen:
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Am oberen Rand ist eine Leiste mit Symbolen, die verschiedene Funktionen des Editorfensters auslösen. Diese werden später einzeln erklärt.
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Oben rechts gibt es eine '''Navigations-Anzeige''' der Form [1/52]. Das bedeutet, das die aktuelle Suche 52 Datensätze ergeben hat, von denen gerade der erste angezeigt wird. Mit den Pfeilen neben dieser Anzeige kann man entsprechend durch die Datensätze blättern.
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== verschiedene Ansichten ==
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Grundsätzlich gibt es für jedes Fenster und Tab eine Formular- und eine Tabellenansicht. Der Geschäftspartner öffnet sich wie die meisten Fenster zu Beginn in der Formularansicht. In der Werkzeugleiste gibt es ein Symbol (sieht wie eine Tabelle aus; 12. von links), um zwischen beiden umzuschalten. Ist man im Tabellenmodus, so aktiviert sich direkt rechts daneben ein Symbol, das es erlaubt, die Anzeige der Tabelle weiter zu konfigurieren. Man kann dort Spalten ein- und ausblenden, die Breite der Spalten speichern und aussuchen, ob das Tab in Zukunft zuerst als Formular oder als Tabelle geöffnet wird. Diese Einstellungen sind Benutzerspezifisch (gelten also nicht für alle anderen Benutzer mit).
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== Untertabellen ==
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Oben links (unterhalb der Werkzeugleiste) steht die Bezeichnung des aktuellen Tabs. In unserem Fall ist das "Geschäftspartner". Ein Tab ist eine Anzeigebereich eines Fensters und kann Daten auf der obersten Ebene oder in Untertabs anzeigen. Befindet man sich in einem Untertab, kann man dort den "Pfad" sehen, wo man ist (sog. Breadcrumb oder auch '''Brotkrümelnavigation'''). Befindet man sich in der Anzeige der Preise, steht hier z.B. "Geschäftspartner -> Preise".
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Falls das Fenster erlaubt, das ein Datensatz Untertabellen hat (und der Geschäftspartner hat eine Menge Untertabellen), stehen die am unteren Rand nebeneinander sortiert. Die Leiste, die den Tabellenbereich vom oberen Fenster trennt, kann übrigens auch hochgeschoben werden (die neue Position merkt sich das Programm für diesen Benutzer). kann eine Tabelle aufschlagen, indem man auf den Titel klickt. Ein zweiter Klick auf den Titel holt die Tabelle "nach oben" und erlaubt das Ändern der Daten in der Formualansicht bzw. in einer größeren Tabelle.
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Oben links im Tab befinden sich Knöpfe, mit denen man einen neuen Datensatz anlegen oder den aktuellen editieren kann. Im Allgemeinen kann man die Datensätze unten im Tab in der Listenansicht bearbeiten und mit dem Edit-Button (oben im Tab oder links neben der Datensatz-Zeile) den ganzen Datensatz "hochholen" und in der Formularansicht bearbeiten.
  
  
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Der triviale Weg (für Anfänger) ist, einen Wareneingangsbeleg auf einen Geschäftspartner "Lagerbestand" o.ä. einzugeben. Das ist für eine gute Buchhaltung nicht die beste Lösung. Mehr Informationen gibt es hier: http://wiki.idempiere.org/de/Inventur
 
Der triviale Weg (für Anfänger) ist, einen Wareneingangsbeleg auf einen Geschäftspartner "Lagerbestand" o.ä. einzugeben. Das ist für eine gute Buchhaltung nicht die beste Lösung. Mehr Informationen gibt es hier: http://wiki.idempiere.org/de/Inventur
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= Rundreise =
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Was kann man für den Anfang machen, um sich einmal umzusehen? Ich empfehle folgendes für eine erste kurze Reise:
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Als erstes mit der Rolle "Freibier Administrator" einloggen und sich dann mit dem Menü vertraut machen. Dann öffnet man die wichtigsten beiden Stammdaten-Fenster: Zuerst die Geschäftspartner, dann die Artikel. Beim ersten Fenster, das man öffnet, sollte man sich ansehen, wie man zwischen verschiedenen Datensätzen navigiert, wie man in Untertabs wechselt und wieder zurückfindet. Bei vielen Datenfeldern ist die Bezeichnung des Feldes (links neben dem eigentlichen Eingabefeld) unterstrichen. Als Beispiel kann man sich das Feld für die Geschäftspartnergruppe im Geschäftspartner-Fenster ansehen.  Das bedeutet, das man dort draufdrücken kann und den entsprechend verlinkten Datensatz angezeigt bekommt. Die Auswahl unterliegt einer genauen Suche, zeigt also nur diesen einen Datensatz an. Wenn man möchte, kann man dann in der Werkzeugleiste auf die Lupe klicken und Enter drücken, um im Fenster alle Datensätze (also z.B. alle Geschäftspartnergruppen) angezeigt zu bekommen. Das sieht man oben rechts an der Anzahl der Datensätze oder noch besser, wenn man in die Tabellenansicht wechselt.
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Nun kann man ein Transaktionsfenster öffnen. Das ist insbesondere das Lieferschein-Fenster. Man erzeugt einen neuen Datensatz (Symbol ziemlich weit links in der Werkzeugleiste, sieht wie ein grosses Plus aus). Hier gibt man dann oben einen Geschäftspartner an. Wer keinen weiss, drückt im Geschäftspartner-Feld einmal Enter, um das Suchfenster zu öffnen und dann nochmal Enter, um alle Geschäftspartner anzuzeigen, die es gibt. Dann wählt man mit Doppelklick einen aus. Die anderen Daten im Lieferscheinkopf sind für den Anfang ganz gut voreingestellt.
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Nun erzeugt man im unteren Tab (dort ist auch ein Plus) einen neuen Datensatz und gibt eine Zeile ein. Bei dem Feld für den Artikel geht es so ähnlich wie mit den Geschäftspartnern: Zweimal Enter gibt eine Liste aller Sätze. Wenn man sich einen Artikel ausgesucht hat, kann man übrigens zusätzliche Informationen sehen z.B. wieviel noch vorhanden ist etc.
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Nun kann man mit dem Druckersymbol in der Werkzeugleiste ein PDF generieren und dieses dann ausdrucken. Falls das PDF nicht eingebettet im Browser erscheint, muss man ein Browser-Plugin installieren. Ansonsten ist im PDF-Fenster dann irgendwo eine Möglichkeit, das zu drucken (Browser-spezifisch).
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Leergutrückgaben gibt man ein wie normale Bestellungen. Das heisst, nachdem der Fahrer zurückgekommen ist, ruft man den Schein wieder auf und fügt unten weitere Zeilen hinzu. Da es sich um Rückgaben handelt, ist die Menge negativ einzugeben.
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Wenn man sicher ist, das alles richtig ist, drückt man auf "Aktion" und dann auf "fertigstellen". Hierdurch wird der Beleg unwiderruflich verbucht. Es wird automatisch eine Rechnung erzeugt.
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Rechnungen kann man entweder sehen, indem man das Rechnungs-Fenster öffnet (über das Menü) oder über das Zoom-Across Symbol in der Werkzeugleiste (rechts neben dem Drucker). Dort sind immer alle Belege aufgeführt, die auf den aktuellen verweisen. Da die Rechnung immer einen Verweis auf den zugehörigen Lieferschein beinhaltet, steht sie dort aufgeführt.
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Die Rechnung ist bereits abgeschlossen und verbucht. Sie kann (muss) jetzt noch ausgedruckt werden. Das geht einfach mit dem Drucker-Symbol.
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Ich hoffe, das das jetzt für einen kleinen Rundgang reicht. Ich bitte um Rückmeldungen!

Aktuelle Version vom 25. Juni 2015, 17:51 Uhr

Dies ist eine Kurzanleitung, um Zugang zum Demoserver zu erhalten. Diese Seite unterliegt ständigen Verbesserungen, daher verzeihen Sie Ungenauigkeiten und besuchen Sie sie von Zeit zu Zeit wieder. Für Anregungen schreiben Sie bitte an info@bx-service.com Wir nehmen diese gerne auf.

Inhaltsverzeichnis

[Bearbeiten] Ansprechpartner

Bei Fragen zu dieser Anleitung oder zum Programm können Sie sich an die BX Service GmbH unter info@bx-service.com oder per Messenger (Threema, Telegram, WhatsApp) unter +49_163_8641980 wenden.


[Bearbeiten] Login

[Bearbeiten] Voraussetzungen

Die Entwickler empfehlen einen aktuellen Google Chrome. Das bietet erfahrungsgemäß die schnellste Oberfläche. Aber auch ein Firefox in einer aktuellen Version sollte gut gehen.

Gut ist, wenn der Browser in der Lage ist, PDF-Dateien eingebettet anzuzeigen. Falls Sie im Programm einen Ausdruck anzeigen wollen, ist es im Grunde so gedacht, das dieser innerhalb des Browser-Fensters in einem grossen Bereich (entsprechend einem der Dateneingabe-Register) angezeigt wird. Ist Ihr Browser nicht in der Lage, PDFs einzubetten, so wird in diesem Moment entweder ein Fenster geöffnet, um die PDF-Datei abzuspeichern oder diese wird in einem externen Anzeigeprogramm (z.B. Adobe Acrtobat Reader) angezeigt. Für einen Test ist das akzeptabel, auf Dauer empfehle ich aber dringend, das zu lösen. Bei Fragen zu besonderen Browser-/Betriebssystemkombinationen sprechen Sie uns an.

[Bearbeiten] FreiBier aufrufen

Geben Sie in den Browser die URL https://demo.bx-erp.de/webui/ ein. Zuerst gibt es eine Passwort-Abfrage zum Zugang auf den Server. Hier geben Sie als Benutzer "demo" und als Passwort "demo" ein.

Es erscheint der Login-Screen, in dem man seinen Benutzernamen etc. eingeben kann.

Bei manchen Browsern gibt es ein Problem, das wir bisher noch nicht gelöst haben. Es äußert sich so, das in der Mitte des Fensters eine kleine Nachricht "Verarbeitung..." steht und ansonsten nichts passiert. Sollte nach 5 Sekunden kein Login-Bildschirm auftauchen, so kann man die Seite refreshen (aktualisieren) oder evtl. das Fenster wieder schliessen und neu aufmachen. Ist der Login-Screen einmal richtig angezeigt worden, so läuft ab dann alles normal (bis wir den Server neu starten oder Sie Ihren Browser neu installieren). Wir bitten, dies zu entschuldigen.

[Bearbeiten] Benutzer-Login

Als Benutzernamen trägt man ein "Tester, Thomas" (genau so, inklusive grosser Anfangsbuchstaben, Komma und Leerstelle zwischen den Wörtern).

Das Passwort ist "test".

Die Sprache stellt man auf deutsch.

Rolle wählen bitte anklicken (sonst kann man im nächsten Schritt keine Rollen auswählen).

Das letzte Kästchen "Angaben merken" dient der Vereinfachung fürs nächste einloggen und sollte im allgemeinen angeklickt werden.

[Bearbeiten] Rolle auswählen

Der Testzugang hat zwei Rollen: Als "FreiBier Administrator" kann man alle nötigen Verwaltungsaufgaben erledigen wie z.B. neue Artikelgruppen oder Geschäftspartnergruppen anlegen und Steuersätze anpassen etc. Der "Freibier Benutzer" kann nur die Fenster öffnen.

Die Zuordnung der Funktionen und Rechte auf die Rollen ist noch nicht abgeschlossen. Daher kann es für einen Test sinnvoll sein, immer mit der Administrator-Rolle anzufangen.

Die anderen Einstellungen dieses zweiten Login-Fensters sind nicht veränderbar (wir benutzen nur eine Organisation und ein Lager).


[Bearbeiten] Desktop-Fenster

Der Desktop stellt sozusagen den Hintergrund des Programms dar. Er glieders sich in verschiedene Bereiche, zu denen ich kurz etwas sage.

[Bearbeiten] Kopfzeile

Der Kopf des Fensters beginnt links mit dem Freibier Programmlogo. Wer hierauf klickt (was nicht so offensichtlich ist), sieht ein Fenster, das Informationen über das Programm gibt. Für den normalen Anwendewr ist hier im Normalfall nicht viel zu tun. Ein Entwickler kann hier zur Fehlersuche im Unterfenster "Error" das Tracelevel verstellen sowie dort durch einen Klick auf "View" den sogenannten Programmkontext anzeigen. Dieser enthält allerlei Informationen und Variablen, die in Prozessen innerhalb eines Fensters gerade zur Verfügung stehen und kann für Entwickler schon mal interessant sein.

Daneben befindet sich ein Suchfeld. Hier kann man den Anfang oder ein Teilwort des Titels eines Menüpunktes angeben und sieht dann eine Ergebnisliste, um die entsprechende Menüfunktion zu starten. Das Suchfeld ist sehr praktisch, um sich nicht im umfangreichen Menübaum zu "verlaufen".

Rechts vom Suchfeld ist der Menü-Button. Es öffnet sich das Hauptmenü mit allen Programmfunktionen. Ganz unten ist es möglich, den Baum komplett zu öffnen, um einen Überblick zu bekommen. Anhand des kleinen Logos links neben dem jeweiligen Text kann man sehen, welcher Art der Menüeintrag ist. So kann man Eingabefenster, Prozesse, Berichte und Formulare (erweitere Fenster) unterscheiden. Bei Eingabefenstern gibt es rechts vom Text noch ein Symbol, um nicht nur das Fenster zu öffnen (evtl. im Suchmodus, um einen Datensatz auszuwählen), sondern direkt einen neuen leeren Datensatz zu erzeugen. Das erlaubt schnelleres Arbeiten, wenn man z.B. einen neuen Lieferschein anlegen will.

Ganz rechts oben ist eine Identitäts-Zeile der Art "Tester, Thomas@Getränkewelt.Getränkewelt GmbH/Freibier Administrator". Hier sieht man, als welcher Benutzer und mit welcher Rolle man bei welchem Mandanten angemeldet ist. Der Mandant ist der Name der gesamten Kunden-Installation und lautet hier im Beispiel "Getränkewelt". Das ist in einem Produktivsystem natürlich anders.

Darunter stehen vier Kurzbefehle:

Feedback erlaubt das einstellen von Tickets und senden von Mails. Beides ist bisher in Freibier-Installationen nicht implementiert und kann nicht benutzt werden.

Einstellungen erlaubt den schnellen Wechsel einiger Benutzereinstellungen. Interessant ist z.B. die Frage, ob man beim öffnen eines Fensters, in dem eigentlich keine Daten enthalten sind, automatisch einen neuen Datensatz anlegen möchte. Auch ist es hier möglich, die Eingabe von Betragszahlen umzustellen, so das man beim Eintippen kein Komma mit angeben muss (kaufmännische Eingabe).

Rolle wechseln und Abmelden stellen einen kurzen Weg zurück zum Anmeldefenster dar.

Im Hauptbereich des Fensters unmittelbar unterhalb des Kopfbereiches ganz rechts befindet sich ein Symbol mit zwei hochzeigenden Pfeilen. Damit kann man die gesamte Titelzeile verbergen, um mehr Platz auf dem Bildschirm für die wichtigen Eingaben zu erhalten. Drückt man hierauf, so verschwindet der Kopfbereich, der Button ändert sein Symbol (um den Kopf wieder vorzuholen) und daneben erscheint ein Button für ein Schnellfenster, das alle wichtigen Funktionen (d.h. vor allem Zugriff auf das Menü) enthält. Wer ganz viel Platz sparen will, kann im Allgemeinen auch den Rahmen des Browsers abschalten. BEim Chrome und Firefox geht das z.B. mit F11.


[Bearbeiten] linker Rand

Hier befindet sich ein Fenster mit Favoriten. Man kann einen Menüpunkt aus dem Menü (Menü-Knopf in der oberen Leiste) per "Drag & Drop" in den Favoriten-Bereich ziehen. Dann hat man dort für die häufig genutzten Programmteile einen schnell zugänglichen Knopf. Es bietet sich an, hier Lieferscheine, Rechnungen und die Tourenplanung etc. zu positionieren.

Darunter befindet sich ein Fenster zuletzt verwendet, das einen schnellen Zugriff auf die zuletzt bearbeiteten Dokumente erlaubt. Auch dies kann sehr praktisch sein, um sich eine umständliche Suche in mehreren Schritten zu ersparen.

Es gibt eine Leiste, die den linken Rand vom zentralen Fensterbereich abtrennt. Diese kann mit der Maus angefasst und verschoben werden. Es gibt in dieser Leiste auch mittig ein Pfeilsymbol. Hiermit verschwindet der linke Bereich komplett, so das man mehr Platz für das eigentliche Fenster hat. Vom Randbereich bleibt ein schmaler Streifen, der ganz oben ein Symbol hat, mit dem man ihn bei Bedarf wieder aufklappen kann.

[Bearbeiten] rechter Rand

Der rechte Rand enthält Hilfe- und Zusatztexte. Im Allgemeinen sind diese ehrlich gesagt nicht sehr hilfreich. Da man die angezeigten Texte grundsätzlich sehr leicht anpassen kann, kann man die Hilfe auch für eigene Zwecke nutzen. Auch diesen Bereich kann man mit der Leiste verschieben bzw. mit dem mittigen Pfeil ganz wegmachen. Es erscheint dann oben rechts ein Symbol mit einem Fragezeichen, das die Hilfeleiste wieder öffnet.

[Bearbeiten] Hauptbereich

Im Hauptbereich öffnen sich die eigentlichen Fenster des Programms. "Fenster" nennen wir in diesem Zusammenhang Registerkarten in diesem Bereich, die am oberen Rand jeweils einen Kopf mit einem Titel haben, durch den man sie auswählen kann. Hier ist zu Beginn das Fenster "Übersicht" zu sehen. Dieses ist immer da und steht immer ganz links.

Den Inhalt dieses Übersichtsfensters ist nicht sehr wichtig. Wir arbeiten praktisch nicht damit. Es enthält einige Kurzinformationen und Knöpfe, um einige Info-Fenster schnell aufzumachen.

Das Übersichtsfenster sollte so konfiguriert werden, das es weniger Information enthält, weil viele Dinge hier nicht benutzt werden. Das ist aber noch nicht geschehen.


[Bearbeiten] Umgang mit einem Datenfenster

Als Beispiel öffnen wir nun aus dem Menü das Fenster "Geschäftspartner". Geschäftspartner sind Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und sonstige Leute, mit denen man zu tun hat.

[Bearbeiten] Suchmodus

Da es sich um ein Fenster mit potentiell vielen Datensätzen handelt, öffnet es sich im Suchmodus, d.h. man kann eine Datensatzsuche eingeben. Hierbei gibt es verschieden komplizierte Methoden.

Die einfachste - und am häufigsten benutze - Methode ist sicherlich: gar nicht suchen. Man drückt einfach "Enter", bzw. den Haken unten rechts und weiter geht's. In diesem Fall werden alle Datensätze in der entsprechenden Tabelle angezeigt.

Ebenfalls sehr einfach ist, die angezeigten Suchfelder im Register "Datensatz suchen" auszufüllen. Gibt man einfach einen Text (von mehr als drei Zeichen Länge) ein, so werden alle Datensätze gesucht, die mit diesem Text anfangen. Gross- und Kleinschreibung spielen dabei keine Rolle. Außerdem kann man mit dem "%"-Zeichen einen Joker einfügen, der dann für "irgendwas" steht. So kann man mit "%bay%" also nicht nur "Bayen KG", sondern auch "Jakob Bayen KG" oder auch "Oberbayrisches Brauhaus" finden. Mit "%bay%brau%" findet man allerdings nur letzteres.

Nur ein bisschen schwerer ist es, wenn man nicht nur nach den paar vorgegebenen Feldern suchen möchte. Einerseits kann man natürlich einstellen (lassen), welche Felder angezeigt werden. Andererseits gibt es in der horizontalen Leiste direkt unterhalb der Suchfelder ganz links ein kleines Dreieck mit drei Punkten. Drückt man da drauf, erscheinen alle anderen Felder, nach denen man dann genauso suchen kann. Bei numerischen und Datums-Feldern kann man übrigens auch "von - bis" suchen, indem man den entsprechenden Knopf drückt.

Wer etwas kompliziertere Suchen haben möchte, kann die erweiterte Suche benutzen. Diese soll hier im Moment nicht bis ins letzte Detail erklärt werden. Wer neugierig ist, kann aber gerne mal reinschauen. Hier kann man komplexe Abfragen, die sich aus mehreren Feldern der Haupttabelle des Fensters ergeben (Untertabs können nicht benutzt werden) zusammengestellt werden in der Form "Kunden aus der Kundengruppe Gastronomie mit einem Gesamtumsatz größer als 1000,- €, die Barzahlung vereinbart haben". Derartige erweiterte Suchen können unter einem Namen abgespeichert werden, um sie später wieder verfügbar zu haben.

Wer übrigens eine ganz komplexe Suche im Kopf hat, die er regelmäßig braucht, kann prinzipiell auch das verwirklichen (lassen). Die entsprechende Suche muss dann in SQL direkt auf der Datenbank definiert werden und kann als sogenanntes "virteulles Feld" in das Fenster eingeblendet werden. Ein Beispiel für ein solches virtuelles Feld ist das Adressen-Feld im Geschäftspartner von Freibier. Die Adresse selber ist ein Unterobjekt des Standort-Tabs und deshalb nicht in der Suche für das Fenster zugänglich. Das virtuelle Feld "Adresse", das im Fenster unterhalb des Namens angezeigt wird, ist ein nicht-beschreibbares Feld, das den Inhalt der anderen Tabellen durch eine SQL-Formel zusammenfasst und anzeigt. Hiernach kann dann im Suchmodus auch gesucht werden.

[Bearbeiten] Bearbeitung von Datensätzen

Hat man den Suchmodus hinter sich gebraucht, sieht man das Bearbeitungsfenster. Es besteht aus folgenden Bestandteilen:

Am oberen Rand ist eine Leiste mit Symbolen, die verschiedene Funktionen des Editorfensters auslösen. Diese werden später einzeln erklärt.

Oben rechts gibt es eine Navigations-Anzeige der Form [1/52]. Das bedeutet, das die aktuelle Suche 52 Datensätze ergeben hat, von denen gerade der erste angezeigt wird. Mit den Pfeilen neben dieser Anzeige kann man entsprechend durch die Datensätze blättern.

[Bearbeiten] verschiedene Ansichten

Grundsätzlich gibt es für jedes Fenster und Tab eine Formular- und eine Tabellenansicht. Der Geschäftspartner öffnet sich wie die meisten Fenster zu Beginn in der Formularansicht. In der Werkzeugleiste gibt es ein Symbol (sieht wie eine Tabelle aus; 12. von links), um zwischen beiden umzuschalten. Ist man im Tabellenmodus, so aktiviert sich direkt rechts daneben ein Symbol, das es erlaubt, die Anzeige der Tabelle weiter zu konfigurieren. Man kann dort Spalten ein- und ausblenden, die Breite der Spalten speichern und aussuchen, ob das Tab in Zukunft zuerst als Formular oder als Tabelle geöffnet wird. Diese Einstellungen sind Benutzerspezifisch (gelten also nicht für alle anderen Benutzer mit).

[Bearbeiten] Untertabellen

Oben links (unterhalb der Werkzeugleiste) steht die Bezeichnung des aktuellen Tabs. In unserem Fall ist das "Geschäftspartner". Ein Tab ist eine Anzeigebereich eines Fensters und kann Daten auf der obersten Ebene oder in Untertabs anzeigen. Befindet man sich in einem Untertab, kann man dort den "Pfad" sehen, wo man ist (sog. Breadcrumb oder auch Brotkrümelnavigation). Befindet man sich in der Anzeige der Preise, steht hier z.B. "Geschäftspartner -> Preise".

Falls das Fenster erlaubt, das ein Datensatz Untertabellen hat (und der Geschäftspartner hat eine Menge Untertabellen), stehen die am unteren Rand nebeneinander sortiert. Die Leiste, die den Tabellenbereich vom oberen Fenster trennt, kann übrigens auch hochgeschoben werden (die neue Position merkt sich das Programm für diesen Benutzer). kann eine Tabelle aufschlagen, indem man auf den Titel klickt. Ein zweiter Klick auf den Titel holt die Tabelle "nach oben" und erlaubt das Ändern der Daten in der Formualansicht bzw. in einer größeren Tabelle.

Oben links im Tab befinden sich Knöpfe, mit denen man einen neuen Datensatz anlegen oder den aktuellen editieren kann. Im Allgemeinen kann man die Datensätze unten im Tab in der Listenansicht bearbeiten und mit dem Edit-Button (oben im Tab oder links neben der Datensatz-Zeile) den ganzen Datensatz "hochholen" und in der Formularansicht bearbeiten.


[Bearbeiten] Transaktionsfenster

[Bearbeiten] Geschäftspartner

[Bearbeiten] Artikel

[Bearbeiten] Basiseinrichtung

[Bearbeiten] Stammdaten erfassen

[Bearbeiten] Inventur

Der triviale Weg (für Anfänger) ist, einen Wareneingangsbeleg auf einen Geschäftspartner "Lagerbestand" o.ä. einzugeben. Das ist für eine gute Buchhaltung nicht die beste Lösung. Mehr Informationen gibt es hier: http://wiki.idempiere.org/de/Inventur


[Bearbeiten] Rundreise

Was kann man für den Anfang machen, um sich einmal umzusehen? Ich empfehle folgendes für eine erste kurze Reise:

Als erstes mit der Rolle "Freibier Administrator" einloggen und sich dann mit dem Menü vertraut machen. Dann öffnet man die wichtigsten beiden Stammdaten-Fenster: Zuerst die Geschäftspartner, dann die Artikel. Beim ersten Fenster, das man öffnet, sollte man sich ansehen, wie man zwischen verschiedenen Datensätzen navigiert, wie man in Untertabs wechselt und wieder zurückfindet. Bei vielen Datenfeldern ist die Bezeichnung des Feldes (links neben dem eigentlichen Eingabefeld) unterstrichen. Als Beispiel kann man sich das Feld für die Geschäftspartnergruppe im Geschäftspartner-Fenster ansehen. Das bedeutet, das man dort draufdrücken kann und den entsprechend verlinkten Datensatz angezeigt bekommt. Die Auswahl unterliegt einer genauen Suche, zeigt also nur diesen einen Datensatz an. Wenn man möchte, kann man dann in der Werkzeugleiste auf die Lupe klicken und Enter drücken, um im Fenster alle Datensätze (also z.B. alle Geschäftspartnergruppen) angezeigt zu bekommen. Das sieht man oben rechts an der Anzahl der Datensätze oder noch besser, wenn man in die Tabellenansicht wechselt.

Nun kann man ein Transaktionsfenster öffnen. Das ist insbesondere das Lieferschein-Fenster. Man erzeugt einen neuen Datensatz (Symbol ziemlich weit links in der Werkzeugleiste, sieht wie ein grosses Plus aus). Hier gibt man dann oben einen Geschäftspartner an. Wer keinen weiss, drückt im Geschäftspartner-Feld einmal Enter, um das Suchfenster zu öffnen und dann nochmal Enter, um alle Geschäftspartner anzuzeigen, die es gibt. Dann wählt man mit Doppelklick einen aus. Die anderen Daten im Lieferscheinkopf sind für den Anfang ganz gut voreingestellt.

Nun erzeugt man im unteren Tab (dort ist auch ein Plus) einen neuen Datensatz und gibt eine Zeile ein. Bei dem Feld für den Artikel geht es so ähnlich wie mit den Geschäftspartnern: Zweimal Enter gibt eine Liste aller Sätze. Wenn man sich einen Artikel ausgesucht hat, kann man übrigens zusätzliche Informationen sehen z.B. wieviel noch vorhanden ist etc.

Nun kann man mit dem Druckersymbol in der Werkzeugleiste ein PDF generieren und dieses dann ausdrucken. Falls das PDF nicht eingebettet im Browser erscheint, muss man ein Browser-Plugin installieren. Ansonsten ist im PDF-Fenster dann irgendwo eine Möglichkeit, das zu drucken (Browser-spezifisch).

Leergutrückgaben gibt man ein wie normale Bestellungen. Das heisst, nachdem der Fahrer zurückgekommen ist, ruft man den Schein wieder auf und fügt unten weitere Zeilen hinzu. Da es sich um Rückgaben handelt, ist die Menge negativ einzugeben.

Wenn man sicher ist, das alles richtig ist, drückt man auf "Aktion" und dann auf "fertigstellen". Hierdurch wird der Beleg unwiderruflich verbucht. Es wird automatisch eine Rechnung erzeugt.

Rechnungen kann man entweder sehen, indem man das Rechnungs-Fenster öffnet (über das Menü) oder über das Zoom-Across Symbol in der Werkzeugleiste (rechts neben dem Drucker). Dort sind immer alle Belege aufgeführt, die auf den aktuellen verweisen. Da die Rechnung immer einen Verweis auf den zugehörigen Lieferschein beinhaltet, steht sie dort aufgeführt.

Die Rechnung ist bereits abgeschlossen und verbucht. Sie kann (muss) jetzt noch ausgedruckt werden. Das geht einfach mit dem Drucker-Symbol.

Ich hoffe, das das jetzt für einen kleinen Rundgang reicht. Ich bitte um Rückmeldungen!

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