HB/Statistik/Umsatzmeldungen

Version vom 4. September 2013, 10:29 Uhr

Die Umsatzmeldungen an die NGV werden monatlich durchgeführt. Bis zur vollständigen Umstellung werden die Daten aus DURST extrahiert und dann für den Export aufbereitet. Hierzu sind am Monatsanfang folgende Schritte durchzuführen:

Export der DURST-Daten

Der Export wird am besten auf einem Rechner durchgeführt, der auch im letzten Monat den Export gemacht hat. Das beschleunigt den Export sehr, weil dann nur veränderte Rohdaten exportiert werden. Die alten Rohdaten werden im Verzeichnis ~/.durstcache/ zwischengespeichert (ca. 140MB). Ich mache dies normalerweise als Benutzer "tbayen" auf dem Terminalserver. Zum Export starte ich aus Eclipse heraus die Klasse de.bayen.btrieve.DurstDatenbank aus dem Projekt DurstKonverter. Der Export Anfang März 2012 lief z.B. ca. 2400 Sekunden (40 Minuten).

Als Ergebnis dieses Laufs sind die Daten in der Datenbank "freibier/durst" aktualisiert. Sie befinden sich also in einer Datenbank mit den FreiBier-Daten und können so - ggf. unterstützt durch die Hilfstabellen im Schema "importe" - bearbeitet und mit den adempiere-Daten zusammengeführt werden.

Archivieren der DURST-Daten

In DURST werden historische Daten gerne auch mal wieder gelöscht. Aus diesem Grund möchte ich gerne die vorhandenen Daten monatlich archivieren. Dies erreiche ich durch ein Skript:

 cd DurstKonverter/utils
 ./monatswechsel.sh

Nach Ablauf dieses Skripts sind z.B. Anfang März 2012 alle Daten in eine Datenbank "durstarchiv/durst201203" kopiert worden. Außerdem ist eine Backupdatei im Backupverzeichnis (ist im Skript konfiguriert) erzeugt worden.

(Diesen Schritt mache ich traditionell auf meinem Laptop.)

(dies kann einige Minuten dauern)

Daten aktualisieren

Nun kann man mit Hilfe eines Skripts herausfinden, welche Datensätze im Laufe des Monats verändert oder neu eingegeben wurden:

 cd DurstKonverter/utils
 ./aenderungen.sh durst201202 durst201203

Danach hat man zwei CSV-Dateien mit Kunden und Artikeln, deren Inhalt man händisch betrachten und in FreiBier ggf. eingeben muss. Es öffnet sich ein Fenter, dort muss man die Sprache umstellen auf "Englisch USA", Trennoptionen: "getrennt, nur Semikolon".

Um diese Daten einfach bearbeiten zu können, lade ich diese Dateien in OpenOffice, dann formatiere ich die Titelzeile hochkant (Format, Zellen, ausrichten), setze alle Spaltenbreiten auf "optimal", füge zur Hälte eine weitere Spalte mit der KundenNr/ArtikelNr ein und davor einen Spaltenumbruch (Einfügen, manueller Umbruch). Dann setze ich die Seitenformatierung auf Querformat (Format, Seite, Querformat) und dann am Ende der Registerkarte Tabelle, unten umstellen auf "Druckbereiche auf Breite/Höhe anpassen" und die Skalierung auf eine feste Seitenzahl von 2 in der Breite und 100 in der Höhe umstellen. Dann drucke ich das ganze aus.

(Diesen Schritt mache ich traditionell auf meinem Laptop.)

DURST-Daten einlesen

Man startet ADempiere mit einem Benutzer, der Rechte der Rolle "Statistikauswertung" besitzt. Dann öffnet man das Fenster Statistik -> Periodenstatistiken und gibt zwei neue Zeilen für die Eingangs- und Ausgangsstatistik ein.

Diese Zeilen sollten aussehen wie die entsprechenden Einträge der letzten Monate. Ihr Suchwert muss "stXXXX" (Verkauf) bzw. "lmXXXX" (Einkauf) sein.

Verkaufsdaten

Um die Verkaufsdaten einzulesen, geht man in den "stXXXX"-Datensatz und drückt auf "Statistikimport". Nun werden die Daten aus dem im vorherigen Schritt gefüllten DURST-Datenbankschema in ADempiere geladen, was ein bisschen dauern kann. Falls irgendwelche Artikel oder Kunden nicht existieren, gibt das hier eine Fehlermeldung und der Ganze Vorgang wird abgebrochen (es werden also keine Daten teilweise importiert).

Als nächstes drückt man auf "erzeuge Meldungen", was eine zusätzliche Zeile (Suchschlüssel endet auf M) erzeugt (Anzeige aktualisieren, falls diese Zeile nicht direkt sichtbar ist). Danach kann man im Hauptmenü mit dem Menüpunkt "MeldungsregelnAnwenden" diese erzeugte Meldungs-Statistik auswählen und mit den vorher vorgegebenen Regeln modifizieren. Nun geht man wieder in die Anzeige der Statistiken und kann mit dem Button "NGV-Export" eine CSV-Datei erzeugen. Diese sollte den von der NGV vorgegebenen Dateinamen-Standards entsprechend benannt werden (z.B. CSVImport_2012-04.csv). Diese Datei archiviere ich einerseits im entsprechenden Daten-Verzeichnis und schicke ich andererseits an die NGV.

Einkaufsdaten

In DURST gibt es nur eine Jahresstatistik. Diese steht in der Periode "lk1200". Durch einen Druck auf "Statistikimport" wird diese Statistik aktualisiert (die alten Werte werden dabei gelöscht). Danach geht man auf die (soeben händisch erzeugte und noch leere) Statistik "lmXXXX" für den Monat und drückt dort auch auf "Statistikimport". Danach drückt man auf "NGV-Export" und wählt einen Dateinamen nach den NGV-Konventionen (z.B. "CSV_Bez_Import_2012-04.csv"). Auch diese Datei sollte man dann im Datenverzeichnis archivieren und per Mail an die NGV senden.

Korrektur Einkaufsdaten nach Absturz und doppelter Einkaufsverbuchung

Ab und zu (bevorzugt im Januar) stürzt DURST bei der Übernahme des Wareneingangs vor dem Monatsabschluss ab. Man muss den Vorgang dann wiederholen. Im Ergebnis sind die Wareneingänge dann doppelt verbucht. Um das zu korrigieren, habe ich folgendes gemacht:

• normaler Import der Daten
• Feststellen der ID der Statistikperiode (Ecke unten rechts anklicken)
• Berechnung der Korrekturwerte durch eine SQL-Formel (kann im Zweifel auch von Hand gemacht werden, wenn es nicht einfach die Hälfte ist)
• Änderung einiger Angaben der Statistikperiode:
  • Name wird geändert in "Korrekturperiode" oder so
  • Datum wird geändert auf von 01.01.2013 bis 01.01.2013
  • Suchschlüssel wird geändert auf "lm1300"
• Jetzt lege ich eine ganz neue Statistikperiode für den Januar an. Diese beginnt mit dem 02.01.2013 und sieht ansonsten aus wie immer.
• Nachdem ich sie importiert habe, sind dort automatisch die Werte übernommen worden, bei denen die Korrekturperiode bereits abgezogen ist. Voila!

SQL-Code zur Erstellung der Korrekturwerte:

UPDATE BAY_Umsatzstatistik
  set 
    stueck = stueck/2,
    stueckgratis = stueckgratis/2,
    umsatz = umsatz/2,
    umsatzek = umsatzek/2,
    lieferungen = lieferungen/2
WHERE BAY_Statistikperiode_ID = 1000xxx;